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      深化數字檔案館建設 提升檔案工作信息化水平
      更新時間:08.09.2023閱讀次數:21

      數字時代的發展勢不可擋,新一輪技術革命和產業變革要求充分激活數據要素潛能,以數字化轉型整體驅動生產方式、生活方式和治理方式變革。在建設數字中國的背景下,檔案工作作為黨和國家事業的重要組成部分,正以積極的姿態融入數字浪潮,通過創新理念、方法和模式,走向全面數字化轉型。其中,電子文件單軌制管理是實現檔案工作數字化轉型的重要內容、關鍵手段與應有之義。隨著電子文件單軌制持續推進,有必要明確電子文件單軌制推進的可能、可行與可為,更加有針對性地推動實現檔案工作數字化轉型。 

      一、可能:全鏈數字,加快推進單軌制勢在必行

      在數字中國建設機遇下,各領域、各行業業務工作數字化轉型步伐加快,檔案工作亦如是。檔案工作數字化轉型是檔案工作的基本趨勢與發展目標?!?/span>十四五全國檔案事業發展規劃》(以下簡稱《規劃》)明確提出,到2025年,檔案信息化建設進一步融入數字中國建設,檔案工作基本實現數字轉型。推進電子文件單軌制正在進行時。其中,全流程數字化、全要素規范化對加快推進單軌制提出具體要求。

      (一)全流程數字化,要求加快電子文件單套制歸檔

      電子文件單套制歸檔是電子文件單軌制管理的關鍵一環。當前,業務領域電子文件在數字環境下產生已較為普遍,如何打通從業務系統到檔案系統的歸檔功能是首要問題?!兑巹潯诽岢?,強化各領域電子文件歸檔工作,著力推進在業務流程中嵌入電子文件歸檔要求,在業務系統中同步規劃、同步實施電子文件歸檔功能,保障電子文件歸檔工作廣泛開展,切實推動來源可靠、程序規范、要素合規的電子文件以電子形式單套制歸檔。然而,雖然電子文件單套制歸檔試點工作在黨政機關、企事業單位已有一定基礎,但仍需加快試點工作深入推廣的節奏,以實現較為全面的電子文件單套制歸檔實踐。

       (二)全要素規范化,要求加快電子文件單軌制運行

      電子文件單軌制運行是電子文件單軌制管理的最終狀態。電子文件單軌制運行是指在數字環境下僅以電子方式運行和保存電子文件,以此確保電子文件流轉和管理連貫的一致性,避免不同生命周期階段管理內容和方法的割裂,使業務流程與檔案管理流程自然銜接,實現各項要素的規范管理。雖然電子文件相關政策標準對電子文件移交、歸檔進行了一定程度的規范,但仍有較大改進空間,亟需進一步深入研究。而這也對電子文件單軌制運行提出了一定要求。 

      二、可行:三管齊下,加快推進單軌制具備條件

      202111日施行的《中華人民共和國檔案法》明確規定,電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力,可以以電子形式作為憑證使用。這在立法層面保證了電子檔案的法律效力。隨著相關工作的持續推進,電子文件單軌制正從觀望懷疑的氣氛中突圍,走向政策法規形成支持、理論研究形成共識、試點推廣形成基礎的新階段。

       (一)政策法規形成支持

      近年來,從中央到地方,各級主體(既包括國家檔案局也包括地方檔案部門,中共中央辦公廳、全國人大常委會等單位都有參與)出臺了不少關于電子文件單軌制的政策法規,為促進電子文件單軌制落地生效提供了政策法規依據與支持。如,《機關檔案管理規定》指出,電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力”“滿足本規定第五章規定且不具有永久保存價值或其他重要價值的電子文件,以及無法轉換為紙質文件或縮微膠片的電子文件可以僅以電子形式進行歸檔?!秶鴦赵宏P于在線政務服務的若干規定》明確要求,政務服務機構應當對履行職責過程中形成的電子文件進行規范管理,按照檔案管理要求及時以電子形式歸檔并向檔案部門移交。除法律、行政法規另有規定外,電子文件不再以紙質形式歸檔和移交。 

       (二)理論研究形成共識

      針對單軌制”“雙軌制”“單套制”“雙套制的討論由來已久,學者們通過辨析”“等概念含義、比較不同管理方式的利弊,逐步厘清實施單軌制的原因、條件與路徑,在學術層面基本形成共識。如,關于單軌制的涵義,基本上已經明確指的是文件的運行狀態,既包括數字的也包括非數字的。而在檔案工作數字化轉型的背景下,單軌制主要指的是電子文件單軌制,即文件完全在數字環境中運行。

       (三)試點推廣形成基礎

      以政策法規為支撐,單軌制研究與實踐向縱深發展。數據驅動、數據治理、數據保全等視角的引入使電子文件單軌制管理理念得到充實完善,過去阻礙單軌制推進的技術難題也隨著數字簽名技術、CA認證技術、云技術等新興技術的發展和應用迎刃而解,在實踐中試點推廣單軌制已呈現蔚然之勢。2016年,國家檔案局開展企業電子文件歸檔和電子檔案管理試點工作,遴選出33家企業開展單軌制電子文件歸檔試點。2018年,國家檔案局又遴選若干企業作為第二批試點單位,以會計電子文件的單軌制歸檔和電子發票(包括其他票據)的單軌制歸檔為重點開展試點工作。截至2019年,第一批試點的33家企業全部通過試點驗收,標志著我國電子文件和電子檔案單軌制工作進入了快速發展的軌道。2021年,雅礱江楊房溝水電站建成基于BIM(建筑信息模型)的楊房溝水電站智能建設平臺,實現了國內水電行業首個工程檔案的數字化與自動化,成為電子文件單軌制管理和檔案工作數字化轉型的新標桿。

      三、可為:自上而下,靶向布局單軌制推進任務

      數字技術的深入發展和政策法規的日益完善使單軌制具備了良好的推進條件。然而,在走向單軌制的道路上仍存在一些絆腳石,包括原生電子文件生成過程中的形成要求與歸檔要求存在差異;原生應歸檔數據的多樣化與電子檔案載體形態有限存在差異;業務系統與檔案系統互聯互通以及單軌制管理中的全程控制和電子憑證等問題。以問題為導向,相關部門單位應自上而下,靶向布局單軌制推進任務。

       (一)頂層布局下階段單軌制建設路向

      加快推進單軌制應建立在單軌制建設已有探索的基礎上。一方面,按歸檔數據類型分類設計標準通用的單套歸檔與單軌運行流程,推動單軌節點、要素的標準化與規范化,適應絕大部分單軌狀況;另一方面,集中研究力量探索不同數據類型、數據格式、系統環境等新階段單軌制研究中的關鍵問題,為電子文件單套歸檔與單軌運行常態、良性建設提供重要支撐。

       (二)加強單軌制標準規范體系化建設

      電子文件生成、辦理、歸檔、移交、保存等過程中涉及的要素紛繁復雜,每一項工作都應有明確的要求、規范和檢驗標準。當前,電子文件相關標準規范存在多主體、多主題、多對象等特征,體系化不強。下一步應著重以流程與內容為框架,構建起電子文件單軌制管理標準體系,并以此為面板,指導未來單軌制標準規范的制定與修訂。

        (三)加強后端價值傳導提升數據效能

      單套制歸檔與單軌制運行不是終點,而是起點。在完成單套制歸檔后,檔案部門還應通過提升技術手段、強化技術應用、發揮數據價值,增強電子文件單套制歸檔與單軌制運行的動力??赏ㄟ^開發電子檔案資源庫、檔案知識庫、檔案開發與利用平臺等支持電子文件歸檔和電子檔案保存利用;利用大數據、人工智能等新興技術促進檔案數據的發現與重構,實現數據價值最大化。

       (四)大力推動單軌制的整體生態構建

      加快推進單軌制,還應從生態圈構建的視角入手,探討主體、客體、手段等各項要素的良性循環。以理念轉變為統領,形成包括治理體系、外包體系、科研體系等在內的電子文件單軌制生態圈,從制度、模式、學術等多方面為加快推進單軌制提供支持。


      文章轉載自 中國檔案報 公眾號

      文章作者:中國人民大學檔案事業發展研究中心副主任

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